CADRAGE DU PROJET

Lors de cette première étape, nous vous aidons à valider le périmètre organisationnel, c’est-à-dire à déterminer les personnes référentes de chacun des process concernés par le projet. Dans ce cadre, notre chef de projet joue le rôle de coordinateur qui instaure un travail d’équipe et un bon relationnel entre les membres. Puis, nous validons le périmètre fonctionnel, à savoir lister les services et métiers impactés par le nouveau logiciel. Un budget macro est également déterminé lors de cette étape.

ANALYSE ET COMPREHENSION DU BESOIN CLIENT CAHIER DES CHARGES

Cette phase peut également se nommer audit fonctionnel. Toutes les personnes identifiées comme référentes d’un process sont interviewées pour réaliser l’analyse des besoins et la description de l’ordonnancement et la nature des tâches réalisées au quotidien. Il est essentiel de rentrer dans un niveau de détails très fin et analytique. Les descriptifs sont faits de manière visuel à l’aide de flow chart pour faire ressortir les spécifications techniques. L’ensemble des interviews et des descriptifs servent à la rédaction d’un cahier des charges fonctionnels.

SOURCING ET SELECTION DE LA SOLUTION

C’est une mission délicate tant les solutions sur le marché sont nombreuses. Certains sites dénombrent plus de 1500 solutions en mode SaaS sur le marché actuellement. A l’aide du cahier des charges, nous analysons la correspondance des fonctionnalités souhaitées avec celles présentes dans le logiciel examiné. Nous réalisons une matrice décisionnelle composée de critères discriminants permettant de faire un choix éclairé et motivé. Les critères discriminants sont établis et choisis à partir des cahiers des charges et selon les objectifs déterminés au tout début du projet. Concrètement, certaines fonctionnalités doivent impérativement être présentes afin de répondre à un besoin métier indispensable. Enfin, nous réalisons les entretiens de négociation à vos côtés jusqu’ à la sélection de la solution.

PLANNING D'IMPLEMENTATION

Nous entrons dans la seconde grande étape du projet qui consiste à implémenter la solution et à jouer le rôle de client interne avec l’intégrateur. Il n’est pas rare de devoir demander des développements spécifiques. Notre rôle lors de cette étape est de s’assurer que l’ensemble des fonctionnalités sont implémentées et opérationnelles. Pour arriver à cet objectif, nous déterminons un planning précis des déploiements, ainsi qu’un calendrier des comités de pilotage ou COPIL que nous animons. Ces COPIL sont des points réguliers sur l’avancement du projet et sur le suivi budgétaire. Lors de cette étape, la communication en interne est essentielle. Le projet dure déjà depuis plusieurs mois et certaines personnes référentes peuvent se sentir oppressées par la nature stressante de ce type de projet. Nous insistons alors sur l’annonce de Quick Win en interne permettant de féliciter et d’encourager les équipes.

GO LIVE

Notre mission lors de la dernière étape est de programmer une mise en production de votre nouvel outil dans un timing idéal pour l’ensemble des équipes administratives et opérationnelles. Le but est d’atteindre les objectifs fixés en terme de délai et de qualité des livrables. Cela ne peut se faire sans la validation des tests avec des key users. Il est nécessaire aussi de planifier des périodes de formation pour les personnes non concernées lors du projet. Il s’agit d’une étape gratifiante pour vos équipes sollicitées pendant toute la durée du projet. Un Go Live réussi doit réunir l’ensemble du personnel afin de fédérer les prochains utilisateurs de la solution qui feront de ce projet une vrai réussite.